Appel d'offres de maintenance IRVE : rédiger le cahier des charges

Un appel d'offres de maintenance se joue dans son cahier des charges. Si le parc est mal décrit ou les délais sans point de départ, les offres ne se comparent pas et le contrat se discute à chaque panne. Cet article donne la trame du document de consultation. Les clauses du contrat lui-même sont détaillées dans notre article sur le contrat de maintenance de bornes, et le choix final dans notre guide pour choisir un prestataire de maintenance IRVE.

La norme NF EN 13269 (juillet 2016) guide la préparation des contrats de maintenance : définitions, périmètre, clauses techniques, commerciales, organisationnelles et juridiques. Elle sert de plan de contrôle pour vérifier qu'aucune rubrique ne manque.

Définir le besoin et l'inventaire

Pour un acheteur public, l'article L2111-1 du code de la commande publique pose la règle : la nature et l'étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision avant le lancement de la consultation. Un acheteur privé n'y est pas tenu, mais il a le même intérêt : un candidat ne chiffre bien que ce qu'il voit.

Le cœur du dossier est une annexe d'inventaire, une ligne par point de charge :

• site, adresse, conditions d'accès (horaires, badge, interlocuteur sur place) ;
• fabricant, modèle, numéro de série, puissance et connecteurs ;
• identifiant de supervision, version de firmware, mode de communication ;
• année de mise en service et garantie du fabricant encore en cours ;
• historique des incidents des douze derniers mois, si vous l'avez.

Les bornes couvertes par une garantie du fabricant ont souvent leurs propres exigences de maintenance : joignez les notices, ou demandez aux candidats de les appliquer. Notre article sur la maintenance des bornes Alpitronic en donne un exemple.

Le périmètre des prestations

Décrivez chaque prestation et demandez un prix pour chacune, pas un forfait global :

• Préventif : nombre de visites par borne et par an, contenu (la gamme du fabricant au minimum), compte rendu signé.
• Curatif : déclencheurs (alerte de supervision, signalement du site), diagnostic à distance, puis intervention sur site.
• Pièces : incluses, incluses dans une enveloppe annuelle ou chiffrées à part, avec un bordereau de prix.
• Déplacements : sans limite ou dans un nombre par période, et le sort d'un déplacement inutile.
• Hors périmètre : réparation après vandalisme ou choc, travaux en amont des bornes, génie civil. Prévoyez une intervention sur devis plutôt qu'un vide.

Pour arbitrer entre les deux familles d'interventions, voir notre article maintenance préventive ou curative.

Niveaux de service et délais

Un délai ne se mesure que s'il a un événement de départ, un événement d'arrêt et une plage horaire. Définissez trois niveaux de criticité au plus, avec un exemple chacun (site entier arrêté, point de charge arrêté, fonction dégradée), et dites qui classe l'incident. Pour chaque niveau, demandez aux candidats de s'engager sur :

• un délai de prise en charge (GTI), jusqu'au début du diagnostic ou à l'arrivée sur site ;
• un délai de rétablissement (GTR), jusqu'au retour du point de charge à l'état disponible ;
• une disponibilité, avec sa méthode de calcul.

Pour la disponibilité, l'Open Charge Alliance propose une définition utilisable dans son livre blanc Improving uptime monitoring with OCPP : l'indisponibilité est la fraction du temps pendant laquelle un client légitime ne peut pas recharger. Écrivez l'unité de mesure, la fenêtre, la source des données et les exclusions. Le détail est dans notre article sur le taux de disponibilité des bornes, et les indicateurs de suivi dans celui sur les indicateurs MTTR et MTBF.

La définition du CCAG-FCS

Les marchés publics de maintenance qui se réfèrent au CCAG des fournitures courantes et services (arrêté du 30 mars 2021) disposent déjà d'une définition, à l'article 14.2. Un matériel est indisponible quand, indépendamment de l'acheteur et en dehors de l'entretien préventif, son usage est rendu impossible. Pour une maintenance sur le site :

• l'indisponibilité débute à l'arrivée de la demande d'intervention chez le titulaire ;
• elle est suspendue tant que l'accès au matériel est retardé du fait de l'acheteur ;
• elle s'achève à la remise à disposition des éléments en état de marche ;
• si les éléments réparés sont à nouveau indisponibles pour les mêmes causes dans les huit heures d'utilisation qui suivent, la durée est décomptée depuis la panne initiale.

Cette dernière règle est utile pour une borne : elle évite qu'un redémarrage suivi d'une nouvelle panne remette le compteur à zéro.

Pénalités : marché public ou contrat privé

Marché public qui se réfère au CCAG-FCS

Sans dérogation, l'article 14 du CCAG-FCS de 2021 prévoit :

• pour l'indisponibilité d'un matériel maintenu sur le site, des pénalités au-delà de huit heures ouvrées, sauf force majeure, selon la formule P = (V × R) / 30, où V est la rémunération mensuelle de la maintenance et R le nombre de jours de retard (article 14.2.5) ;
• pour le retard dans l'exécution des prestations, la formule P = V × R / 1 000, où V est la valeur des prestations concernées et R le nombre de jours de retard (article 14.1.1) ;
• un plafond des pénalités de retard à 10 % du montant hors taxes du marché, de la tranche ou du bon de commande (article 14.1.2) ;
• une exonération lorsque le total des pénalités de retard ne dépasse pas 1 000 euros pour l'ensemble du marché (article 14.1.3).

Ces valeurs par défaut ne conviennent pas forcément à un parc de bornes. L'article 1.2 du CCAG permet au marché d'y déroger : les dérogations sont écrites dans le cahier des clauses administratives particulières (CCAP), dont le dernier article donne la liste récapitulative des articles du CCAG auxquels il est dérogé. Une pénalité calculée sur la disponibilité ou sur la GTR doit donc y figurer explicitement.

Contrat privé

Hors commande publique, une pénalité contractuelle est une clause pénale au sens de l'article 1231-5 du code civil. Le juge peut, même d'office, la modérer ou l'augmenter si elle est manifestement excessive ou dérisoire, et, sauf inexécution définitive, elle n'est encourue qu'après mise en demeure. Calculez-la sur l'écart à l'engagement et prévoyez un plafond annuel : notre article sur le contrat de maintenance détaille les formules et les plafonds.

Rapports et données

Le rapport est la preuve de l'exécution. Fixez dans le cahier des charges sa périodicité, son format et son contenu minimal :

• disponibilité mesurée et disponibilité imputable, par point de charge, avec les périodes exclues et leur motif ;
• liste des tickets avec leurs horodatages de départ, de prise en charge et de rétablissement, et le respect de chaque délai ;
• visites préventives réalisées par rapport au calendrier, comptes rendus et réserves ;
• pièces remplacées, avec numéros de série et versions de firmware ;
• pénalités calculées selon la formule du contrat.

Exigez l'accès aux données brutes, dans un format ouvert : un rapport sans ses données ne se vérifie pas. Notre article sur le rapport mensuel d'un parc de bornes propose un contenu type.

Pièces détachées

Le délai de rétablissement dépend souvent d'une pièce. Demandez aux candidats où ils stockent les pièces critiques, qui les achète et à quel prix, et comment ils tracent les numéros de série. Si le contrat suspend la GTR quand une pièce manque chez le fabricant, bornez cette suspension dans le temps et demandez qu'elle soit justifiée. Voir notre article sur les pièces détachées des bornes.

Supervision et accès

Le cahier des charges doit dire qui exploite le logiciel de supervision (CSMS) : vous, le mainteneur ou un tiers. Dans tous les cas, précisez :

• les droits d'accès du mainteneur : lecture des statuts et des journaux, commandes à distance, mises à jour de firmware ;
• qui décide et qui lance une mise à jour, avec quel préavis ;
• la source de vérité pour le calcul de la disponibilité et des délais ;
• la restitution des données et des configurations à la fin du contrat.

Si le parc doit changer de supervision en cours de contrat, la méthode est dans notre article sur le changement de supervision.

Capacités des candidats et critères

Depuis le 1er juillet 2024, l'article D353-2 du code de l'énergie impose que la maintenance des infrastructures de recharge soit effectuée par des professionnels habilités et titulaires d'une qualification délivrée par un organisme agréé. L'exigence de qualification ne s'applique pas aux infrastructures de 3,7 kW au plus, installées dans un logement privé ou dont la recharge n'est pas la fonction principale, et non accessibles au public. Demandez l'attestation de qualification du candidat et de ses sous-traitants (voir notre article sur la qualification Qualifelec IRVE), ainsi que les habilitations électriques des techniciens (voir habilitation et consignation).

Pour un acheteur public, l'article R2152-7 du code de la commande publique, dans sa version applicable aux consultations lancées depuis le 21 août 2026, encadre les critères d'attribution. Avec un critère unique, c'est le coût, déterminé selon une approche globale qui tient compte des caractéristiques environnementales de l'offre. Avec plusieurs critères, le prix ou le coût en fait partie et au moins l'un d'eux prend en compte les caractéristiques environnementales de l'offre. L'article cite parmi les critères possibles le service après-vente, les délais et l'organisation, les qualifications et l'expérience du personnel assigné.

Pour juger la valeur technique, demandez des pièces vérifiables : méthode de calcul de la disponibilité, exemple de rapport, organisation des astreintes, implantation du stock de pièces, procédure d'escalade vers les fabricants.

Ce que JCSM prend en charge

JCSM assure la maintenance préventive et curative et la supervision à distance OCPP de parcs multi-marques, en France et en Belgique, avec un interlocuteur dédié. Un cahier des charges précis, avec son inventaire et sa méthode de calcul de la disponibilité, permet de vous remettre une offre comparable aux autres. Le détail est sur la page exploitation et maintenance.

Questions fréquentes